本ガイドラインは、名古屋ビーズホテル及び名古屋ビーズホテルの各関係（以下、総称して「名古屋ビーズホテル」といい、詳細は付則に定める）が行なう業務により得た個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めたもので、個人情報の漏洩等を防止し、もって本人（情報主体）の利益を保護することを目的とする。

本ガイドラインにおいて、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

• （１） 個人情報
  個人情報とは、特定の個人に係る全ての情報を指し、顧客情報のみならず従業員情報も含む。
• （２） 取　　得
  取得とは、直接、間接を問わず広く個人情報を取得し蓄積することをいう。
• （３） 管　　理
  管理とは、取得した個人情報を適正に保管・更新・廃棄することをいう。
• （４） 利　　用
  利用とは、名古屋ビーズホテルが自ら取得した個人情報を自ら活用すること、もしくは他の名古屋ビーズホテルおよび他の第三者から提供を受けた個人情報を活用することを言う。
• （５） 第三者提供
  第三者提供とは、名古屋ビーズホテルが取得した個人情報を業務上の必要により又は法令の定めにより、名古屋ビーズホテル及び他の第三者へ渡すことをいう。
  但し、個人情報保護法第23条第４項第１号ないし第２号の場合を除く。
• （６） 開　示
  本ガイドラインにおいて、開示とは、本人（情報主体）が、名古屋ビーズホテルに対して直接自己の個人情報を示すよう求め、名古屋ビーズホテルがこれに応じる（当該個人情報が存在しないときにその旨を知らせることを含む。）ことをいう。

本ガイドラインは、名古屋ビーズホテルが取得した全ての個人情報を対象とする。

名古屋ビーズホテルは個人情報の取扱いにあたって、個人情報保護法及び関係する諸法令を遵守する。
尚、名古屋ビーズホテルは情報の性質上、或いは法令等、或いは契約等で禁止されているものを除き、他のグループ各社への情報提供を円滑に行うことができるように、個人情報取得の際に明示する利用目的などで予め各社への提供を謳うように努めなければならない。

1.個人情報の取得は、名古屋ビーズホテルが業務遂行上必用な範囲で、適法かつ公正な手段によって行うものとする。

2.前項所定の業務上必要な範囲内とは、取得時点で現実に利用する予定がない情報項目ならびに将来具体的に利用する予定のない情報項目を除いたものとする。
尚、名古屋ビーズホテルは不必要な個人情報は極力取得しないように努めなければならない。

名古屋ビーズホテルは個人情報の利用にあたっては、本人の権利（プライバシー等）を不当に侵害しないものとする。

名古屋ビーズホテルは個人情報を名古屋ビーズホテルもしくは第三者に提供する場合は、個人情報保護法第23条第1項及び第2項、並びに、以下の条項に従い適切に行わなければならない。

• (1)本人が個人情報の第三者提供について認知し得るように契約・約款等において明示する。
• (2)個人情報の取得に際して、個人情報の第三者提供に同意している。もしくは、本人の求めに応じて第三者への提供を停止することを明示している（オプトアウト）。
• (3)業務遂行上必要であり、本人の保護に値する利益を不当に害する恐れがないことを確認する。
• (4)前号ほか、法令等の規定に基づき提供を求められる場合であっても、提供にあたっては宅地建物取業法等の各社が携わる業を規定している法令並びに主務官庁の見解を確認した上で行わなければならない。
• (5)前（1）～（３）各号の規定にも関わらず、名古屋ビーズホテルは顧客から提供いただいた個人情報について、インターネット等の電子情報システムを介して取得したもの（以下、Webデータという）を除き、第三者提供しないこととする。
  Webデータについては情報提供顧客に対する商品情報提供・各種案内通知を目的として使用し、情報の取得にあたっては目的を明示するとともに、オプトアウトについても明示する。
  又、Webデータ以外の個人情報については、宿泊業務を行うためのデータとしての利用に留め、第三者提供しないこととする。

名古屋ビーズホテルは取得した個人情報を利用目的に応じ、業務上必要な範囲において、可能な限り正確かつ最新の状態で管理する。

2.名古屋ビーズホテルは個人情報への不当なアクセス又は紛失、破壊、改ざん、漏洩等の危険に対して、ガイドラインやマニュアル等を明定し、合理的な安全対策を講ずる。

3.名古屋ビーズホテルは保有する個人情報を定期的に棚卸しを行い、個人情報の破棄に関する規則を定め、必要のなくなった個人情報の破棄等を行うように努めなけばならない。

4.名古屋ビーズホテルは個人情報等重要情報の取り扱いについて従業員への教育・啓蒙を実施し、秘密保持の誓約書を徴求するなどして適正な管理が実践されるように努めなければならない。

5.名古屋ビーズホテルは個人情報の利用にあたり、外部への業務を委託する場合は秘密保持契約の締結、委託先の情報管理責任者の任命、受渡しデータの目録等の作成、業務終了時のデータの返却もしくは消去、及び秘密保持に関する誓約書等の徴求を行い、個人情報が厳重に管理されるように努めなければならない。

名古屋ビーズホテルは本人から自己の情報について適切な方法で、かつ正当な理由により開示を求められた場合、原則として開示する。

2.個人情報に誤りがあって訂正・削除が求められた場合は、速やか対応する。

3.個人の情報の開示は、本人確認等の適切な手続きを経た上で行なう。

4.個人情報の開示にあたっては、名古屋ビーズホテルならびに各業態の実状を勘案した適正な手数料を定め、予め明示する。

1.名古屋ビーズホテルの全ての役職員（臨時雇、契約社員、派遣社員、アルバイト等を含む）は、業務において知り得た個人情報を不当な目的で利用し、若しくはみだりに外部へ漏らしてはならない。

2.前項の規定は、在職中はもちろんのこと出向、転籍、退職後においても同様とする。

名古屋ビーズホテルの代表者は、情報管理を主管とする取締役以上の役職者を個人情報管理者として任命する。

2.個人情報管理責任者は、個人情報保護法及び本ガイドライン等の個人情報に関する規程等に定められた事項を理解し、及び遵守するとともに、全ての役職員にこれを理解させ、及び遵守させるための教育訓練、内部規定の整備、安全対策の実施並びに実践遵守計画（コンプライアンスプログラム）の策定及び周知徹底の措置を実施する責任を負うものとする。

3.名古屋ビーズホテルは業務の実状を勘案し、必要に応じて個人情報管理者を業務部門に設置し、適正な情報管理に努めるものとする。

4.個人情報取扱事業者に該当する会社は本人からの情報開示請求等に対応するため、受付窓口を定めなければならない。

5.前号の規程を受け、名古屋ビーズホテルは受付窓口を総務部内に置き、名称を｛個人情報相談窓口｝とする

名古屋ビーズホテルは本ガイドラインの主旨に則り、個人情報保護ポリシー、個人情報保護規則、各業向けマニュアルなどを必要に応じて定めなければならない。

本ガイドラインは、令和1年9月1日より施行する。